Article

Kegiatan ekspor impor produk fashion termasuk ke dalam jenis transaksi perdagangan yang membutuhkan sejumlah dokumen penting sebagai syarat terjadinya kesepakatan. Maka dari itu jika anda sebagai pelaku usaha ingin melakukan transaksi ekspor secara langsung ada baiknya persiapkan terlebih dahulu kelengkapan dokumen yang diperlukan.

Beberapa point penting yang akan dibahas dalam artikel ini diantaranya:

• Sekilas Tentang Dokumen Ekspor
• Dokumen Ekspor Produk Fashion
• Kesimpulan

Sekilas Tentang Dokumen Ekspor

Dokumen ekspor adalah dokumen paling penting yang harus dipersiapkan dalam setiap transaksi ekspor, termasuk untuk ekspor produk fashion. Setiap dokumen ekspor inipun perlu dibuat secara jelas, teliti dan seksama, karena perbedaan data dalam proses ekspor dapat menyebabkan beberapa hal berikut.

• Terhambatnya proses pengiriman barang.
• Ditahannya barang oleh pihak bea cukai karena dianggap barang ilegal.
• Denda yang sangat besar.

Sumber : https://www.hurriyetdailynews.com/

Dokumen Ekspor Produk Fashion

Jika dikelompokkan berdasarkan sifatnya dokumen yang diperlukan dalam transaksi ekspor barang inipun secara umum dapat dibedakan dalam dua kategori, yakni berupa dokumen utama dan dokumen tambahan.

• Dokumen utama merupakan dokumen yang sifatnya wajib dimiliki dalam setiap transaksi ekspor.
• Sementara dokumen tambahan lebih diperlukan untuk mempermudah kelancaran penerimaan barang sesuai regulasi yang berlaku di negara tujuan.

Dokumen utama yang diperlukan dalam ekspor barang antara lain terdiri dari:

1. Proforma Invoice

Proforma invoice merupakan dokumen berbentuk faktur yang umum diberikan oleh eksportir kepada importir sebelum melakukan pembayaran dan sifatnya sementara. Dengan adanya dokumen proforma invoice ini importir bisa melihat perkiraan pada transaksi seperti biaya produk, biaya pengiriman, biaya pemrosesan.

Dalam transaksi perdagangan ekspor, proforma invoice juga bisa digunakan bilamana penyelesaian akan dilakukan dengan :

• Pembayaran terlebih dahulu sebelum pengiriman barang.
• Atas dasar consignment.
• Tergantung pada tender.

Adapun informasi penting yang tercantum dalam dokumen proforma invoice ini antara lain berupa:

• Nama dan deskripsi produk fashion.
• Harga, rabat (jika ada), kuantitas, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total.
• Rincian pembayaran, seperti nomor rekening bank.
• Tanggal faktur proforma dan tanggal jatuh tempo (jika disetujui), detail lainnya yang penting bagi pembeli termasuk info penjualan dan pemasaran.

2. Invoice

Invoice, faktur atau nota merupakan dokumen yang berfungsi sebagai suatu bukti transaksi atau penagihan yang dibuat oleh eksportir untuk importir. Dengan kata lain invoice ini juga berfungsi sebagai surat dagang yang memuat rincian dari barang-barang yang dikirim kepada pihak tertentu.

Beberapa hal penting yang dicantumkan dalam invoice diantaranya:

• Nomor dan tanggal invoice.
• Nama barang.
• Harga barang perunit dan total harga.
• Nama dan alamat eksportir.
• Nama dan alamat importir.
• Kerta keterangan rekening pembayaran jika diperlukan.

Selain memuat sejumlah informasi seperti yang sudah disebutkan di atas, penting juga agar invoice dibuat menggunakan kop surat perusahaan eksportir.

3. Packing List

Packing list merupakan dokumen ekspor yang memuat rincian spesifikasi barang ekspor sesuai dengan invoice. Dokumen packing list yang bisa dikatakan pula sebagai surat jalan yang berfungsi untuk memberikan informasi isi barang dalam kontainer bila terdapat pemeriksaan.

Adapun beberapa informasi penting yang tercantum dalam dokumen packing list diantaranya, nama barang, nomor dan tanggal packing list, jumlah kemasan (misalnya pack, pieces, ikat dan karung), berat bersih dan berat kotor.

4. Bill of Lading (B/L)

Bill of lading merupakan bukti pengiriman barang atau tanda terima yang dibuat oleh shipping company untuk eksportir. Dokumen bill of landing akan dikeluarkan setelah kapal berangkat dari Indonesia.

Dokumen bill of landing dapat pula digunakan sebagai bukti kepemilikan barang. Dalam hal ini eksportir yang memegang dokumen bill of landing adalah pemilik barang yang disebutkan di dalam dokumen tersebut.

5. Polis Asuransi

Polis asuransi merupakan dokumen ekspor yang dikeluarkan perusahaan asuransi. Fungsi utama dari dokumen polis asuransi ini yaitu sebagai surat bukti untuk menjamin keselamatan atas barang ekspor yang dikirim atas permintaan eksportir ataupun importir.

• Polis asuransi berisi berbagai jenis risiko yang diasuransikan, pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa klaimnya akan dibayarkan.
• Dengan adanya polis asuransi dalam ekspor kerugian bagi kedua pihak eksportir maupun importir dapat diminimalisir semaksimal mungkin.
• Setiap asuransi harus dibayarkan dengan mata uang yang sama tertera di letter of credit kecuali ada syarat lain.

6. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)

PEB merupakan dokumen ekspor yang berisi tentang pemberitahuan ekspor barang yang harus disiapkan oleh eksportir. Dokumen ekspor ini memiliki fungsi yang sangat penting karena nantinya akan dijadikan dasar pemeriksaan sesuai barang yang diekspor saat berhadapan dengan bea cukai.

• Adapun prosedur yang diterapkan dalam pengurusan PEB secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut:
• Barang yang akan diekspor diberitahukan ke kantor Bea Cukai dengan mengisi PEB.
• Melakukan pendaftaran PEB paling cepat 7 hari sebelum tanggal perkiraan pengiriman ekspor dan paling telat sebelum barang masuk Kawasan Pabean.
• Membayar pajak ekspor secara lunas jika barang dikenakan pajak ekspor.

7. Shipping Instruction

Shipping instruction merupakan dokumen ekspor yang dibuat oleh eksportir kepada shipping company untuk melakukan booking pada container dan ruang di transportasi yang digunakan untuk pengiriman barang seperti kapal/pesawat. Dokumen ini biasanya dapat diberikan secara langsung atau dikirim melalui e-mail.

Sementara dokumen tambahan yang diperlukan dalam ekspor barang antara lain terdiri dari:

1. COO (Certificate of Origin)

COO alias Certificate of Origin merupakan dokumen ekspor yang berisi tentang sertifikasi asal barang yang diekspor (negara pengekspor). Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh departemen perdagangan negara asal ekspor.

Dalam kegiatan ekspor produk fashion sendiri setidaknya dikenal dua jenis COO, yakni COO preferensi dan COO non preferensi.

• COO Preferensi

COO preferensi biasa disertakan pada barang ekspor tertentu untuk memperoleh fasilitas berupa pembebasan seluruh atau sebagian bea masuk yang diberikan oleh negara tujuan.

• COO Non Preferensi

Sementara untuk COO non preferensi berfungsi sebagai dokumen pengawasan atau dokumen penyerta asal barang ekspor untuk dapat memasuki suatu wilayah negara tertentu.

2. Weight Note (Keterangan Timbangan)

Weight note merupakan dokumen yang menerangkan berat dari tiap barang yang akan dikirim sesuai keterangan yang tercantum pada commercial invoice dan letter of credit.

• Commercial invoice merupakan surat permintaan pembayaran yang diberikan kepada importir ketika eksportir selesai menyiapkan barang pesanan.
• Sementara letter of credit merupakan perjanjian yang diterbitkan oleh bank atas permintaan nasabahnya untuk melakukan pembayaran atas dokumen ekspor yang dikirimkan oleh penerima LC.

Selain dokumen-dokumen yang sudah dibahas di atas, sebetulnya masih ada berbagai dokumen tambahan lainnya dalam ekspor produk fashion. Dokumen yang dimaksud bisa berupa sertifikat atau dokumen pembantu untuk menunjang kelancaran penerimaan barang di pelabuhan tujuan, order sheet, spec sheet, price list dan production sheet.

Kesimpulan

Demikian pembahasan singkat mengenai jenis-jenis dokumen ekspor yang harus disiapkan dalam transaksi ekspor barang, termasuk produk fashion. Setelah menyimak pembahasan di atas sekarang sahabat Fitinline jadi makin tahukan betapa pentingnya keberadaan domumen tersebut untuk menunjang kelancaran transaksi ekspor dengan importir.

Mau belajar mendesain dan membuat baju sendiri tapi masih bingung harus memulainya dari mana?. Sebagai referensi anda bisa mendownload E-Book dan Video Tutorial yang kami miliki.

Semoga bermanfaat.